A comunicação é uma das habilidades mais importantes e comuns na vida profissional. Frequentemente, mencionamos em entrevistas de emprego como uma das nossas habilidades de "soft skills". No entanto, questiono-me: quando paramos para refletir sobre como melhorar nossas técnicas de comunicação?

Aqui vão algumas dicas importantes que aprendi ao decorrer dos meus estudos e anotações sobre o assunto.

Como fazer um pedido.

Hoje em dia, a ideia de dar ordens está sendo deixada de lado; é mais válido saber usar tato para solicitar algo, evitando ressentimento, uma vez que a pessoa se sente melhor atendendo a um pedido do que a uma ordem.

Seja você líder ou colega de trabalho, pense a respeito de como interagir e manter boas relações. Claro que, como líder, você tem o objetivo de coordenar a equipe e muitas vezes não vai conseguir atender a todos os favores, mas considere a disposição de atender as solicitações para construir uma relação mais forte.

• Antes de solicitar pedidos, investir em favores: a ideia não é fazer a pessoa dever algo a você, mas sim estabelecer uma relação de confiança antes de fazer muitas exigências. Isso funciona bem com os colegas de trabalho, sendo uma via de mão dupla, sem que haja a impressão de obrigação.
• Explicar o contexto do seu pedido: faz mais sentido para a pessoa se ela souber por que você precisa que a tarefa seja realizada e a importância da tarefa em questão. Conte o motivo pelo qual precisa daquele favor.
• Reconhecer que está pedindo um favor: reconheça que está pedindo algo como um favor, não uma obrigação.
• Mostrar que seus interesses se alinham: caso a questão envolvida ajude ambos, você pode sutilmente mencionar os benefícios que a ajuda dele trará.
• Expressar gratidão genuína: vá além de dizer apenas um obrigado; diga o que a ajuda significou para você.

Como gerenciar expectativas.

As expectativas são enganosas e muitas vezes irreais. Além disso, podem ser não declaradas, ou seja, espera-se algo que não foi alinhado, o que pode levar à famosa quebra de expectativa. Isso pode ocorrer de forma positiva, indo além do esperado, ou de forma negativa, não correspondendo ao que a pessoa tinha em mente.

• Criar e classificar uma lista de seus projetos atuais: existem diversas maneiras de organizar suas tarefas, desde o uso de agendas a bloco de notas. Eu recomendo o sistema "Getting Things Done" (GTD), juntamente com um quadro Kanban pessoal, se for o caso. Em suma, a ideia é tirar da memória e passar para um canal que pode ser consultado com facilidade.
• Fazer uma estimativa de tempo para cada projeto: o ponto em questão é saber a complexidade daquela tarefa para você e se ela pode ser delegada caso não encaixe no seu tempo, por exemplo. Isso ajuda a entregar uma tarefa sem prejudicar o que esta sendo pedido e no tempo que a pessoal precisa.
• Comparar as expectativas: correlacionando com as outras ideias, alinhar o que se espera da tarefa e o tempo que deve ser entregue é essencial para um bom entendimento entre as partes envolvidas.
• Verificar as datas finais: por fim, as tarefas com prioridade e aquelas próximas ao prazo de entrega devem ser atendidas antes de iniciar novas tarefas. Por isso, também é importante, ao comparar expectativas, informar possíveis tarefas que já foram delegadas a você e entender a carga de trabalho existente, caso seja necessário as tarefas anteriores podem ser revistas para dar espaço a nova que esta sendo pedida.

Com o tempo, vamos aprendendo a trabalhar com diferentes pessoas e suas personalidades. Algumas vão te entregar tudo o que esperam, outras podem nem saber ao certo o que estão solicitando, a dica é fazer as perguntas certas para sanar possíveis variáveis do pedido em questão.

Como lidar com os colegas de trabalho e equipe.

Momentos para falar e ouvir.

Pode ser complicado acertar o "time" de fala, ou seja, saber se deve ou não falar alguma coisa e quando falar ou não.

Não devemos falar demais, mas não podemos ficar sempre em silencio.

• Momentos para ouvir: a dica é entender o contexto do assunto e do ambiente em que você está inserido. Quando não se sabe como a equipe trabalha ou o que está acontecendo, preste atenção em silêncio até ter uma opinião formada e concreta. Entenda a dinâmica e não tenha pressa para dizer algo no anseio de ajudar.
• Momentos para falar: por outro lado, se você tem uma opinião sólida, não deixe de comentar. O momento de falar pode ser quando tiver uma experiência prévia ou recurso útil para colaborar. Nesse caso, você deve falar, não guarde para você. Outro momento é quando tiver uma pergunta importante, novamente, fazer a pergunta certa pode evitar dores de cabeça e resolver a questão levantada de forma concisa.

Como dizer não.

A questão é, quais são as prioridades?. O primeiro ponto é decidir o que é mais importante para o trabalho, equipe ou líder.

Princípio de Pareto, também conhecido como regra do 80/20, sugere que 20% do trabalho que você faz gera 80% da contribuição efetiva, enquanto os outros 80%, que também são importantes, geram apenas 20% da efetividade.

Essa dica é importante, pois ao analisar as tarefas você pode ter um pretexto para dizer não, delegar ou adiar as que não se encaixam nos 20% mais eficazes. Embora as tarefas do trabalho sejam obrigações que geralmente não podem ser evitadas, podemos aprender a gerenciar nossos compromissos e prioridades.

• Diga não com educação e explique o motivo: apenas dizer não, pode ocasionar um choque no que se espera e gerar conflitos, explique o motivo para o solicitante.
• Veja se não é possível adiar: caso o pedido seja irrecusável e você realmente não possa cumpri-lo, ofereça-se para ajudar mais tarde.
• Busque soluções alternativas: caso apenas você possa resolver determinado pedido, verifique se é possível trocar tarefas ou delegá-lo a alguém que possa realizá-lo no seu lugar.

Entenda que dizer "não" pode ser uma forma de estabelecer limites saudáveis e garantir que tenhamos tempo e energia para nos dedicar ao que é mais importante. No entanto, concordo que não devemos dizer "não" a todos os pedidos dos colegas de trabalho ou na vida pessoal. É importante avaliar cada situação individualmente e encontrar um equilíbrio entre atender às necessidades dos outros e cuidar de nós mesmos.

Interpretação não verbais.

Entender sobre esse assunto ajuda na comunicação. A interpretação corporal está ligada com o contexto em que a pessoa se encontra e pode ser usada para auxiliar na interação com as pessoas.

Esse é um tema que vale a pena se aprofundar. Alguns sinais de expressões faciais (possíveis vazamentos) ou postura corporal podem indicar desconforto, ou interesse da pessoa naquele momento.

Evitar interrupções.

Durante uma reunião, seja ela presencial ou realizada em canais online, é essencial estar atento para não interromper a fala das outras pessoas. No entanto, se nos encontrarmos sendo interrompidos frequentemente, é importante reagir com prudência.

A verdade é que ninguém gosta de ser interrompido, pois isso pode causar a perda da linha de raciocínio ou fazer com que deixemos de falar algo importante. Veja o que você pode fazer caso seja interrompido com frequência.

• Se notar que apenas uma pessoa o interrompe: acredito que isso não aconteça por mal. Muitas vezes, a pessoa nem percebe que está te afetando. Uma conversa a sós em uma oportunidade pode resolver o problema. Explique como isso te afeta e discutam juntos o que podem fazer para resolver, como usar um sinal ou estabelecer um combinado entre vocês.
• Se perceber que a equipe costuma fazer interrupções no geral: nesse caso, você pode conversar com o líder a respeito. Talvez até o ajude a perceber que isso está acontecendo, o que pode melhorar o desempenho e eficácia da reunião. Outra dica é combinar com um colega para que ele diga algo como "Acho que o fulano tem algo a nos dizer", trazendo assim atenção e importância para sua fala.
• Se prepare para a reunião: antes de uma reunião, você pode organizar suas ideias em tópicos ou enviar uma prévia do que gostaria de apresentar para os colegas. Dessa forma, é possível pensar no que vai dizer e trazer mais propriedade ao assunto, evitando a sensação de estar perdido.

Os aspectos que envolvem a comunicação são amplos e há muito para aprender e aprimorar nessa habilidade. Por isso, é importante buscar aprender um pouco mais a cada dia e desenvolver na prática. Espero ter contribuído com algum ponto neste artigo e que possa fazer a diferença em algum momento para você.