Organize-se em meio ao Caos!

Introdução

Há algum tempo, em uma reunião de família num final de semana, enquanto conversávamos após o almoço (aquele belo churrasco), surgiu o assunto trabalho. Minha prima estava estressada devido a sobrecarga de trabalho e como, infelizmente, não podemos contar com muitos "colaboradores" para fazer apenas seu próprio trabalho. A falta de comprometimento desses "colaboradores" passou a sobrecarregar não somente a ela, como também outros integrantes da equipe que supervisiona e, consequentemente, ocorreu o aumento de estresse e desânimo de toda a equipe. Enfim, é uma situação muito desafiadora e difícil de resolver. Não entrarei nos detalhes aqui, mas inspirado por sua história resolvi escrever esse artigo para tentar ajuda-la nas tomdas de decisões e outros que estejam enfrentando algo semelhente.

É impressionante como, muitas vezes em nossa vida profissional, nos sentimos sobrecarregados por conta da carga de trabalho, tais cargas de trabalho levam ao estresse, irritabilidade, cansaço e, nos casos mais graves, podem levar à depressão ou síndrome de burnout. Precisamos estar atentos aos sinais de nosso corpo e como estamos sendo afetados pela sobrecarga - uma queda de produtividade pode ser o primeiro sinal perceptível.

Mantenha o Foco no que Precisa ser Feito!

Mas o que podemos fazer, tecnicamente, para resolver essa situação?

Bem, a primeira coisa a se fazer é planejar o seu dia (ou semana) priorizando as atividades mais importantes. E antes que você se exalte e me diga "- MAS TUDO É IMPORTANTE!", pare por um momento e respire fundo...

Sei também que imprevistos acontecem, mas tenha em mente que imprevistos devem ser tratados como tal, ou seja, não devem se tornar rotina. Então, mantenha o foco no que precisa ser feito!

Dito isso, vamos à técnica:

Você sabia que pode resolver 80% de seus problemas resolvendo 20% de suas pendências?

Isso mesmo! Esse é um fato já provado em várias áreas da economia, engenharia, manufatura, manutenção e até na natureza.

Esse fenômeno é conhecido como:

Regra do 80/ 20,
Lei dos Poucos Vitais, ou
Princípio de Pareto

Já ouviu ouviu falar do Princípio de Pareto?

O Princípio de Pareto

Hoje em dia, muito utilizado na indústria como uma das técnicas de gestão de projetos, esse fenômeno foi primeiramente proposto há muito tempo, no final do século XIX por Vilfredo Pareto.

Vilfredo Pareto

Pareto (15 de julho de 1848 - 19 de agosto de 1923) foi um economista, engenheiro, sociólogo e cientista político Italiano.

Enquanto realizava um de seus estudos em economia sobre a distribuição de renda na Itália, percebeu que a distribuição da riqueza não se dava de maneira uniforme - a maior parte (80%) se concentrava nas mãos de uma pequena parte (20%) da população.

Curiosamente, ele também observou esse fenômeno com plantações nas quais 20% das plantas produzia 80% dos frutos.

Mais tarde, o comportamento 80/ 20 também foi observado no setor industrial por Joseph M. Juran.

Joseph M. Juran

Joseph M. Juran (24 de dezembro de 1904 - 28 de fevereiro de 2008) Americano, nascido na Romênia e conhecido como Guru da Qualidade. Foi apresentado ao conceito de Pareto por um executivo da companhia onde trabalhava que estava estudando a igualdades salariais e havia percebido que o 80/ 20 também se aplicava.

Juran tentava melhorar a linha de produção e então pensou: "E se esse padrão se aplicar a outras coisas?"

E ele constatou que sim - 80% dos problemas na produção tinham origem em 20% das causas identificadas.

Como utilizar Pareto?

A simplicidade de entendimento e aplicação do princípio de Pareto é o que torna sua aplicação tão eficaz, principalmente quando tratamos de uma análise de dados coletados, pois é uma amostra factual e quantitativa como, por exemplo, uma coleta de dados de falhas de produção. Entretanto, pode ser difícil elencar tarefas a serem executadas, principalmente por se tratar de algo (a princípio) subjetivo e quando temos o pensamento de que tudo é importante (prioridade).

Outro aspecto que devo destacar é que, nem sempre, o resultado 80/ 20 é alcançado. Em minhas experiências já obtive resultados tanto "melhores" (85/ 15) quanto "piores" (55/ 45), mas o importante é o entendimento de que a maior parte dos resultados vêm de um menor número de ações.

A seguir apresento ambas aplicações. Primeiramente a mais simples que é a análise das falhas de produção de uma peça estampada. Depois, com o conceito de pareto já compreendido, mostrarei um modo de como o utilizo para priorizar e organizar minhas tarefas.

Pareto na análise de falhas de porodução para melhoria de qualidade

Vamos analisar a coleta de dados de falhas de produção na fabricação de uma peça estampada. Para tal, consideremos os dados coletados:

Com os dados em mãos, organize-os através do número de ocorrências em ordem decrescente e depois inclua uma coluna com o percentual acumulado.

Através da própria organização da tabela, é possível perceber que a quantidade de ocorrências registradas dos dois primeiros defeitos listados (Rebarbas nas extremidades e As dobras necessitam ajuste) correspondem a 78% da quantidade total de ocorrências. Agora, para melhor visualização, vamos plotar um gráfico da tabela.

Analisando os resultados, se eu trabalhasse nessa empresa e tivesse que resolver os problemas de produção, direcionaria meus esforços para resolver as causas das Rebarbas nas extremidades cortadas e como melhorar a qualidade do processo de dobra. Assim poderia resolver entre 78 e 84% das ocorrências de produção já que a ocorrência das trincas do flange pode estar relacionado com o problema das dobras.

Esse é um exemplo simples de como aplicar o princípio de Pareto, mas pode se tornar uma ferramenta poderosa para qualidade e melhoria contínua, incluindo análise de causa e efeito. Listando todos os problemas você pode observar padrões e categorizá-los (ex.: falha humana, falha de eqipamento) e realizar uma análise ainda mais profunda.

Vejamos agora como utilizar Pareto para priorizar nossas tarefas.

Pareto na organização e priorização de tarefas

Organizar as tarefas diárias ou semanais pode ser algo desafiador já que é algo tão subjetivo e, normalmente, consideramos que tudo é muito importante, sem contar os imprevistos que podem surgir.

O método que apresento já utilizei e me ajudou muito na organização de tarefas para execução de projetos. Vamos à ele!

Começe eliminando os imprevistos (como escreví anteriormente, trate-os como tal) e escreva uma lista de tarefas e avalie para cada uma delas o impacto financeiro que ela pode causar - pode ser, por exemplo, o valor devido à perda de uma venda, bloqueio de pagamento, multa por atraso na entrega, etc. Esse processo vai ajudá-lo a reduzir ou eliminar a subjetividade na análise da priorização da lista.

Seria possível aplicar Pareto apenas por essa análise dos valores, mas, normalmente, existem outros fatores que podem interferir na importância de cada tarefa como, por exemplo, o prazo, tempo de execução e importancia (ou visibilidade) dessas tarefas dentro da empresa. Pensando nisso, insira outras colunas de dados (costumo chavá-las de modificadores):

Na tabela, inclua os prazos para conclusão e tempo de execução de cada tarefa em número de dias - quanto mais a diferença entre o prazo e o tempo de execução se aproxima de 0, maior é sua prioridade.

Inclua, também, a coluna Visibilidade (ou poderia ser Importância) sendo o único valor subjetivo da tabela - nessa coluna atribua valores de 1 a 10, sendo 1 menos importante e o 10 o mais importante, e pode ser preenchido levando em conta quem está cobrando a realização da tarefa (chefia, clientes, agências dos governos, etc.).

Agora, inclua a coluna "Modificador" (poderia ser resumo dos Modificadores) e calcule seu valor considerando que se a diferença entre o Prazo e o Tempode execução for menor ou igual a 1 o resultado da coluna "Modificador" deve ser igual ao da coluna "Visibilidade". Caso contrário, o valor da coluna "Modificador" deverá ser igual à razão entre a "Visibilidade" pela diferença entre "Prazo" e o "Tempo de Execução".

Se você está fazendo essa tabela no Excel poderia utilizar uma função "SE" para o cálculo da coluna "Modificador" sendo: '=SE(('Prazo'-'TempoExecucao')<=1),'Visibilidade',('Visibilidade/('Prazo'-'TempoExecucao'))).

Depois, inclua uma nova coluna cujo valor deve multiplicar o Impacto Financeiro e o Modificador, você poderá chamá-la de Impacto Modificado (Impacto Mod.)

Finalmente, organize a tabela em ordem decrescente pelos valores da coluna Impacto Mod., a totalize, insira a coluna referente ao percentual Acumulado do total (% Acum.) e plote o gráfico.

Com base nos resultados você perceberá que é possível resolver 56% do Impacto Mod. realizando apenas a Tarefa 5 e até 82% se conseguir resolver, também, as tarefas 3 e 4 - o que corresponde à 30% do total das 10 tarefas pendentes. Nesse cenário, conseguiria uma relação 82/ 30 - 82% do impacto com 30% das tarefas concluídas.

Observe também que, caso os modificadores não se aplique à sua realidade, não os utilize. É perceptível que os modificadores alteram signficativamente o dado base que sugeri (Impacto Financeiro) - veja, por exmplo que o impacto financeiro da Tarefa 3 é menor que o da Tarefa 4, entretanto se torna mais prioritário levando em consideração os prazos de entrega e tempo necessário para sua execução.

Conclusão

Em nossa rotina de trabalho frequentemente devemos priorizar nossas atividades para apresentar melhores resultados e amenizar sobreacargas.

Uma maneira de consegir nos organizar, com base em um princípio técnico, é através do princípio de Pareto, também conhecido como: Regra do 80/ 20 e lei dos Poucos Vitais.

Esse princípio foi observado pelo economista italiano Vilfredo Pareto que constatou que 80% das terras italianas concentravam-se em 20% da população.

Na indústria, sua utilização se popularizou através do guru da qualidade Joseph M. Juran, quando prentendia melhorar a linha de produção e percebeu que 80% dos problemas de produção tinham origem em 20% das causas.

O principio de Pareto funciona de forma simples e é de fácil entendimento. Nas mãos de um bom analista pode se tornar uma ferramenta poderosa tanto para análise de dados coletados (factual e quantitativa) quanto na análise e priorização de tarefas.

Embora a priorização de tarefas pode ser algo desafiador por ser um conceito, a princípio, muito subjetivo, pode-se avaliá-las segundo seus impactos financeiros e, se necessário, em conjunto com outros modificadores - atenuando-se, assim, a subjetividade desse processo com base em dados práticos. Ao final aplica-se Pareto e conseguimos uma análise qualitativa das tarefas que devemos empenhar nossos esforços.

Deve-se ter em mente que nem sempre os resultados seguirão exatamente 80/ 20, isso pode variar, mas é notável que a maior parte dos resultados vêm da menor parte das atividades.

Uma nota importante é que apesar de priozar e organizar sua lista de tarefas com base no princípio de Pareto, isso não significa que aquelas tarefas menos prioritárias não precisem ser executadas, mas podem ser feitas em um outro momento - avaliando-se constantemente (semana a semana, por exemplo) sua priorização contra as demais - ou, ainda, delegando-as.

Espero que esse artigo possa te ajudar!

Se você já utiliza Pareto, deixe seu comentário sobre suas experiências e em que contexto o utiliza.

Peço, também, que compartilhe com alguém que possa se beneficiar através da aplicação desse princípio.

Até a próxima.