Análise Crítica de Cases de Sucesso: FBI

Desenvolvimento do Sentinel

Case:

Em 2003, o FBI decidiu digitalizar os arquivos de caso das suas investigações com a intenção de agilizar o trabalho dos investigadores.

Deram ao processo de automatização o nome de Sentinel.

O desenvolvimento do Sentinel iniciou em março de 2006, com uma projeção de uma base de mais de 30 mil usuários finais. O custo estimado para desenvolvimento e implementação do Sentinel foi de US$451 milhões com prazo até dezembro de 2009.

O Plano inicial era que o Sentinel fosse desenvolvido em quatro fases. O FBI então contratou uma empresa de segurança para desenvolver o projeto e a metodologia utilizada foi a tradicional, Cascata.

Problemas:

Em agosto de 2010 o FBI já havia gastado US$405 milhões do orçamento de US$451 milhões e só havia entregado funcionalidades para duas das quatro fases planejadas, ou seja, além do atraso na entrega já haviam utilizado mais de 90% do orçamento.

Devido ao excesso de custo e pouco valor gerado com as entregas, o projeto foi cancelado, ficando incompleto. Uma auditoria já havia concluído que o FBI precisaria de mais US$35 milhões e mais seis anos para concluir o projeto nessa metodologia.

Uma Abordagem Inovadora:

Com o intuito de testar se haveria melhora nos resultados o FBI decidiu retomar o projeto utilizando uma nova abordagem; o Scrum. Isso simplificaria os processos de tomada de decisão e permitiria entregar o projeto dentro do orçamento em um período de 12 meses.

A equipe foi reduzida de forma significativa, mais de 80%, composta por 45 pessoas, das quais 15 eram programadores. o CTO fez o projeto sozinho com Sprints mensais e implementações que atendiam a todos os requisitos. A cada três meses os recursos eram implementados em um piloto de campo.

O Projeto foi concluído em Novembro de 2011, após um ano, cumprindo o prazo e com todas as fases do projeto concluídas e uma economia de mais de 90%.

Pontos Positivos do Uso do Scrum nesse Case:

Redução de custo: O Scrum é baseado no Empirismo e no Lean Thinking. Com a nova abordagem houve uma economia significativa com a redução da equipe de trabalho.

Melhor comunicação: Com uma pessoa sendo responsável pelo projeto as decisões ficam centralizadas. Uma equipe reduzida diminui e ruído e melhora a comunicação e a transparência o que melhora autonomia e produtividade uma vez que sabendo claramente o que precisa ser feito a equipe evita desperdícios e retrabalho.

Entrega Contínua: Mesmo com o planejamento de quatro fases, ao utilizar o Scrum a equipe pôde fazer entregas mensais de novas funcionalidades e implementações a cada três meses, aumentando a qualidade e reduzindo os riscos.

Foco: Com Sprints mensais a equipe consegue permanecer mais focada na meta, aumentando a produtividade e melhorando os resultados.

Conclusão

O uso do Scrum permitiu concluir em um ano um projeto que já havia sido cancelado por excesso de custo e tempo. Além da economia de mais de 90%. Provando que os estudos realizados estavam corretos e o uso de metodologias ágeis elevam a probabilidade de sucesso dos projetos.