Por que o Excel é uma ferramenta indispensável e como utilizar a IA para aumentar a produtividade?

Olá, eu sou o Murilo!

Atualmente atuo na área Comercial na Kawagraf Embalagens e nesse artigo, vou apresentar o Excel e explicar o motivo dessa ferramenta ser tão fundamental no nosso dia e como a IA pode contribuir para o aumento da produtividade, tanto no ambiente de trabalho, como no dia a dia.

Nos últimos meses, tive a oportunidade de realizar o bootcamp Excel com Inteligência Artifical, oferecida aqui na plataforma da DIO e também contarei a minha experiência sobre esse curso.

Sobre o Excel

O Excel se consolidou como a ferramenta de planilha mais popular do mundo e está presente em empresas de todos os tamanhos e é fundamental para tarefas que vão desde cálculos simples até elaboração de gráficos e dashboards e automação avançada com macros em VBA. Sua interface acessível e poderoso conjunto de recursos o tornam essencial tanto para rotinas empresariais quanto pessoais, como planejamento financeiro, organização de projetos e análise de dados.

Por que o Excel é importante?

• Automação de tarefas rotineiras: por meio de fórmulas, macros e recursos avançados, o Excel agiliza operações repetitivas, liberando tempo para atividades estratégicas;
• Tomada de decisão baseada em dados: gráficos, tabelas dinâmicas e funções inteligentes ajudam a transformar dados brutos em insights visualmente compreensíveis, impulsionando decisões mais seguras;
• Acessibilidade: disponível em múltiplas plataformas, o Excel se tornou parte integrante de processos administrativos, financeiros e operacionais;
• Flexibilidade para todos os níveis de usuário: desde iniciantes até especialistas, a ferramenta é escalável, adaptando-se a diferentes necessidades e níveis de domínio.

Mas, você sabia que é possível automatizar parte dessas tarefas através da IA?

Continue acompanhando que vou te contar como isso é possível. Vamos lá?

Automação de Tarefas

A automação de tarefas no Excel é possível através da ferramenta Microsoft Copilot, que é o app de IA da Microsoft.

Veja como o Copilot pode otimizar as tarefas do seu dia a dia:

• Geração de fórmulas e explicações automáticas: peça algo como “calcular média de vendas por trimestre” e o Copilot entrega a fórmula pronta, além de explicar seu funcionamento;
• Insights visuais e resumos automatizados: é possível detectar tendências, valores atípicos e gerar gráficos ou resumos - tudo com prompts simples;
• Automatização de formatação e tarefas repetitivas: o Copilot ajuda a destacar colunas, ordenar, filtrar dados e muito mais;
• Acessibilidade para todos os perfis: mesmo sem conhecimento técnico, usuários podem explorar dados e desenvolver análises complexas com facilidade;
• Ganhos reais de tempo: estudos mostram que o uso do Copilot pode economizar até 14 minutos diários - o equivalente a mais de 5 horas por mês. Além disso, pesquisas acadêmicas indicam que trabalhadores conseguem concluir documentos até 12% mais rápido e reduzir significativamente o tempo gasto em e-mail.

E como é possível utilizar o Copilot?

Para utilizar o Copilot, há 2 maneiras:

• Copilot integrado ao Excel: caso você possua uma assinatura do Microsoft 365, com o Copilot incluso, é necessário que o arquivo esteja salvo na nuvem. Se todas essas condições estão atendidas, basta você ativá-lo dentro do próprio Excel, na guia Inserir > Copilot > Ativar Copilot. Nessa opção, você consegue abrir o chat do Copilot no Excel. Com isso, a IA já consegue realizar as análises, alterações e atualizações dos dados de forma automática, dentro do arquivo;

Na foto abaixo, foram realizadas exclusões de colunas e destaque dos principais itens em verde:

• App do Copilot (fora do Excel): caso você não possua essa assinatura, é possível utilizar a versão web, através do link https://copilot.microsoft.com/ ou através do app (PC ou dispositivos móveis). Nessa opção, a IA consegue realizar as análises, alterações e atualizações dos dados, caso você envie a planilha para ele.

Na foto abaixo, solicitei ao Copilot, uma fórmula para calcular a média entre 3 valores:

Minha experiência no Bootcamp

Minha experiência com o bootcamp Excel com Inteligência Artificial foi muito positiva, pois, foi possível relembrar alguns tópicos e consegui evoluir meus aprendizados com gráficos e tabelas dinâmicas.

Nesse curso, tive a oportunidade de desenvolver 3 projetos: MK Invest, Smart Lion e o Xbox Sales.

Caso queira verificar o resultado desses projetos, basta acessar o link https://github.com/MuKenzo/dio_excel.

Utilizando o Copilot na Prática

Considerando o projeto do Xbox Sales, pedi para o Copilot realizar uma análise completa dos dados de vendas do Xbox e tive o seguinte retorno:

Foto 1: Meu prompt solicitando a análise das vendas.

Foto 2: Visão Geral das Assinaturas.

Foto 3: Análise das Auto Renovações

Foto 4: Vendas por Jogo

Foto 5: Distribuição Mensal das Vendas dos Jogos

Fotos 6, 7 e 8: Receitas (R$)

Esse exemplo só reforça que, com apenas um arquivo e um prompt, foi possível destrinchar todas as informações que, com a ação humana, seria necessário um tempo bem maior.

No entanto, é possível realizar a conferência dessas informações, abrindo o arquivo e realizando os filtros para cada uma dessas situações.

Considerações Finais

Para finalizar, como vimos no exemplo acima, a IA é muito útil para a otimização de tempo e automação de tarefas. No entanto, você não deve, em hipótese alguma, automatizar 100% das suas tarefas para a IA e, tampouco, confiar 100% nas informações que ela retorna. Até porque, a IA também comete erros, principalmente, se os prompts não forem redigidos de forma correta e/ou compreensível para a IA.

Deixo como uma recomendação, para que utilize o Excel no seu dia a dia e comece a aplicar a IA para automatizar algumas tarefas.

Também recomendo que aprenda como elaborar bons prompts. Dessa forma, a IA consegue trazer respostas mais condizentes com o que você está solicitando.

Agradeço pela atenção e até o próximo artigo!!